La Dirección General de Cultura-Institución Príncipe de Viana, ha aprobado el modelo de convenio para el depósito y cesión de uso de documentos de valor histórico producidos por las entidades locales de Navarra en el Archivo Real y General de Navarra, a los efectos de asegurar su preservación frente a catástrofes.

El Servicio de Archivos y Patrimonio Documental ofrece, a través del modelo aprobado y publicado en el BON, a las entidades locales titulares la posibilidad de realizar depósitos de documentos de valor histórico en el Archivo Real y General de Navarra, conforme a lo que establece la Ley Foral 12/2007 en relación a los depósitos mediante convenio, siempre que la documentación esté debidamente identificada y organizada y supere una antigüedad fijada en setenta años.

Una vez realizado el depósito, el Archivo Real y General de Navarra registrará el ingreso con identificación de la entidad titular y emitirá informe de su estado de conservación. La documentación será objeto de tratamiento archivístico para garantizar su conservación, procurar su digitalización y facilitar su puesta a disposición de las personas usuarias e investigadores, en los canales y condiciones de accesibilidad definidos con carácter general en dicho Archivo. Por otra parte, éste solicitará autorización a la entidad titular para salidas de documentos y le comunicará las solicitudes de reproducción recibidas.

Han colaborado en la redacción del texto del convenio la Federación Navarra de Municipios y Concejos y el Foro de Coordinación de Cultura. Asimismo, la aprobación del modelo de convenio ha venido precedida del informe a la Comisión de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo Navarro de la Cultura y las Artes.

El depósito como garantía de conservación

Con la aprobación del modelo de convenio de depósito en el Archivo Real y General de Navarra, la Dirección General de Cultura persigue proporcionar las mayores garantías posibles con el fin de evitar los efectos devastadores de las catástrofes naturales sobre la conservación de la memoria a largo plazo por pérdida o deterioro irremediables del patrimonio documental producido por las entidades locales de Navarra.

Mediante la realización voluntaria del depósito en el Archivo Real y General de Navarra, las entidades locales titulares conservan la propiedad de la documentación al tiempo que aseguran la pervivencia de sus documentos de valor histórico en la principal institución archivística de referencia para todo el territorio de la Comunidad Foral. Las únicas limitaciones al depósito se refieren a la antigüedad de los documentos (deben superar los setenta años) y a estar convenientemente identificados y organizados.

La documentación de menor antigüedad debe, en todo caso, conservarse y gestionarse de forma adecuada conforme a su valor como patrimonio documental a cargo de la entidad local titular, para lo que puede acogerse a las convocatorias de subvenciones a entidades locales que anualmente convoca la Dirección General de Cultura para la puesta en funcionamiento y/o consolidación de un sistema de archivo propio, dotadas con 70.000 euros en 2022.

Obligatoriedad de conservación de documentos públicos

Las entidades locales tienen la obligación expresa (según la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos) de conservar los documentos por ellas producidos.

La forma de atender estas obligaciones varía en función del número de habitantes de cada localidad. Para los municipios con población superior a 15.000 habitantes, existe la obligación de dotarse de un archivero municipal titulado superior, con la responsabilidad expresa de mantener las condiciones adecuadas para la correcta conservación del archivo municipal.

Por otro lado, las entidades locales con menos de 15.000 habitantes deben disponer de instalaciones y condiciones técnicas precisas para garantizar la conservación de la documentación, evitando la exposición del patrimonio documental municipal a situaciones de especial riesgo, singularmente por fuego o por agua, tal como indica la Orden Foral 50/2016, de 10 de junio, por la que se aprobaron instrucciones para la organización y gestión de los archivos las entidades con población inferior a los 15.000 habitantes.

Hay que tener en cuenta que, en la definición de las condiciones de conservación ante posibles inundaciones, las entidades locales deben atenerse al Plan Especial de Emergencia ante el Riesgo de Inundaciones en la Comunidad Foral de Navarra y a los Mapas de Peligrosidad por Inundación.