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Servicio de Archivos y Patrimonio Documental

Teléfono: 848424621

Cuadro de clasificación de los documentos de las Entidades Locales

Presentación

Los documentos y expedientes se organizan lógica y físicamente en series documentales, ya en el mismo instante de su producción en las oficinas, en base a las funciones y actividades desarrolladas por la Entidad Local. Estas series se recogen en el denominado “Cuadro de clasificación de los documentos de las Entidades Locales”.

La determinación de las series ha requerido un exhaustivo proceso de análisis, en el que se ha estudiado la estructura y la regulación jurídica y normativa en el ámbito de las Entidades Locales, así como la evolución de sus órganos y sus funciones a lo largo del tiempo. En el caso de Navarra, se ha tomado como referente el cuadro propuesto para todo el Estado por parte de la Mesa Nacional de Archivos de la Administración Local, en un proceso impulsado por la Asociación de Archiveros de Navarra y el Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra en el que se ha implicado un grupo de archiveros y archiveras compuesto por Ana Dolores Hueso, José Luis Iriso, Carlos Maiza y Maika Munárriz.

El “Cuadro de clasificación de los documentos de las Entidades Locales” estará permanentemente actualizado en la página web del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental, en el apartado reservado a las Entidades Locales.

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Colaboración de la Asociación de Archiveros de Navarra.

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El Cuadro de clasificación de archivos municipales: un proyecto para la colaboración y la participación

La Asociación de Archiveros de Navarra (AAN) recoge entre sus objetivos potenciar y colaborar   en el desarrollo de un Sistema de Archivos en nuestra Comunidad Foral que sea capaz de responder a las necesidades de los ciudadanos del siglo XXI. Para ello es inevitable trabajar conjuntamente con la Dirección General de Cultura - Institución Príncipe de Viana, a través del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental. En el año 2000, a través de Departamento Local del Gobierno de Navarra, se recabó el asesoramiento técnico a un Grupo de Archiveros al Servicio de las Administraciones Públicas de la Comunidad Foral de Navarra. El resultado fue la publicación de un Cuadro de Clasificación para los Archivos Municipales y Concejiles de Navarra que ha servido de herramienta de normalización eficiente y eficaz para la clasificación y gestión documental en nuestras Entidades Locales, así como para “vertebrar un sistema de archivos en la Comunidad Foral”. La Asociación y el Servicio de Archivos y Patrimonio Documental entendemos que el Cuadro de Clasificación es una herramienta abierta y flexible, sujeta a cambios, que deberá actualizarse continuamente para ajustarse y amoldarse a las nuevas necesidades de gestión documental. El Cuadro que se publica actualmente en la web es el fruto de esta revisión, así como de la interacción entre instituciones con un objetivo común de optimización de los archivos que, en este caso, se traduce en pro de los de las Entidades Locales.

Actualmente, es evidente que la construcción del futuro en relación a la gestión de documentos y archivos pasa por la transformación digital. El Cuadro de Clasificación documental es una herramienta muy eficaz para los archiveros que conlleva un valor estratégico y vertebrador para la e-administración.

Para la Asociación, poder interactuar con la Administración u otras entidades en la consecución de sus objetivo, siempre en beneficio del ámbito archivístico y promoción de sus profesionales, es importante y es su deseo poder continuar en  este clima colaborativo y agradece la oportunidad de participar en este proyecto que facilitará las tareas del personal de las entidades locales de Navarra.

Beatriz Pérez Sánchez
Presidenta de la Asociación de Archiveros de Navarra

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El cuadro de clasificación como instrumento normalizador

Hay que destacar la importancia que tiene la clasificación uniforme de los documentos producidos por las Entidades Locales de Navarra conforme a un único cuadro de clasificación, por diferentes razones:

  • Incluye la totalidad de las series documentales producidas por las Entidades Locales a lo largo del tiempo, tanto las actuales como aquellas que han decaído en el transcurso del tiempo.
  • Está diseñado para atender los intereses cotidianos de las oficinas que forman la administración municipal, mediante la identificación de los procedimientos administrativos sobre los que incide la actividad ordinaria de las Entidades Locales. La identificación de los procedimientos aportará asimismo información relevante que facilitará la comunicación del ciudadano con administración municipal.
  • Tiene en cuenta las necesidades específicas del investigador sobre los documentos de carácter histórico, procurándole orientación respecto a la existencia y disponibilidad de las fuentes documentales, con un alcance general sobre todas las Entidades Locales

Con carácter general, todos los documentos recibidos y expedidos por forman expedientes y deben organizarse de acuerdo con el cuadro de clasificación. En el cuadro hallan acomodo todas las actividades desarrolladas por el municipio en el ejercicio de sus funciones. En consecuencia, su estructura corresponde al desglose de las principales funciones de las Entidades Locales: Gobierno, Administración, Servicios y Hacienda.

Es importante que la aplicación de la clasificación se lleve a cabo en las oficinas municipales, de acuerdo con los criterios establecidos en las instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las Entidades Locales de Navarra.

Las Entidades Locales evolucionan constantemente para atender con mayor eficiencia las necesidades de los ciudadanos, por lo que es previsible la evolución del cuadro de clasificación de documentos a medio plazo. Es conveniente, por lo tanto, consultar la versión en vigor en la página web del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental, apartado “Entidades Locales”.

Desde el Servicio de Archivos y Patrimonio Documental se atenderán cuantas cuestiones surjan de cara a la correcta aplicación de la clasificación de documentos conforme al cuadro.

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Cuadro de clasificación de documentos de las Entidades Locales de Navarra - julio 2016

 

 

 

 

 

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